batampos-Sejak awal kemunculannya di Indonesia pada tahun 2020 lalu, Covid-19 memberi dampak yang luar biasa bahkan hampir di semua sektor kehidupan, tidak terkecuali pada sektor bisnis. Banyak pebisnis yang memutar otak agar bisnis mereka tetap berjalan di kondisi pandemi Covid-19.
Hal ini membuat sebagian perusahaan perusahaan “merumahkan” atau lebih dikenal dengan WFH (Work From Home) karyawan mereka untuk meminimalisir proses penyebaran virus Covid-19. Namun, tidak bisa dipungkiri juga, WFH membuat performa kinerja karyawan perusahaan cenderung menurun.
Sistem online timesheet management bisa menjadi solusi tepat untuk meningkatkan kinerja karyawan di saat WFH.
Apa itu Sistem Online Timesheet Management?
Secara sederhana Sistem online timesheet management adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola jam kehadiran dan pulang karyawan dalam sebuah perusahaan. Tentu kegunaan utamanya adalah untuk mencatat jam kerja karyawan apakah karyawan telah bekerja sesuai pada jam kerja yang telah ditentukan atau tidak.
Fungsi Time Sheet
Time sheet memiliki berbagai fungsi yang baik untuk karyawan dan juga perusahaan. Nah, beberapa fungsi time sheet adalah sebagai berikut:
1. Time Management Karyawan
Fungsi pertama dari time sheet adalah sebagai manajemen waktu untuk karyawan yang mempunyai isu yang berhubungan dengan efektivitas kerja.
Dengan menggunakan time sheet, maka seorang karyawan dan tim HR bisa melakukan pemantauan atas efektivitas kerja karyawan setiap harinya. Time sheet berguna sebagai pelacak waktu karyawan ataupun time tracking yang nantinya bisa digunakan sebagai dasar dalam menghitung gaji.
Pelacakan waktu dalam hal ini terdiri dari jam keluar masuk karyawan, dan lamanya waktu yang diambil karyawan terkait jam lembur atau cutinya.
2. Data dalam Proses Payroll Karyawan
Upah ataupun gaji adalah salah satu hak penting yang harus dipenuhi oleh perusahaan kepada karyawannya. Untuk itu, perhitungan gaji atau proses payroll dalam suatu perusahaan harus transparan dan sesuai dengan perjanjian kerja yang sudah disepakati bersama.
Data pada lembar kerja karyawan dalam hal ini mampu menampilkan jumlah jam lembur ataupun jam kerja dari setiap karyawan. Selain itu, lembar kerja juga akan menampilkan berapa hak yang harus dibayar oleh perusahaan pada karyawannya terkait jumlah jam kerja.
3. Informasi Mengenai Kinerja Karyawan
Fungsi ketiga dari time sheet adalah menampilkan dan memberikan penilaian performa karyawan dari efektivitas kerjanya. Selain itu, data time sheet juga bisa menjadi bahan pertimbangan manajer sebelum nantinya memberikan tugas tambahan pada karyawan.
Pertimbangan ini juga bisa menilai apakah beban kerja yang diberikan pada karyawan sudah sesuai atau belum, bila terlalu banyak, maka nantinya akan berdampak pada performa kerja karyawan. Bila terlalu sedikit, maka harus disesuaikan kembali.
Jenis-jenis Timesheet Karyawan
Berdasarkan bentuknya, time sheet karyawan terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Timesheet Kertas/Hard Copy
Jenis yang pertama dari time sheet adalah bentuk kertas. Sama seperti namanya, jenis time sheet ini berbentuk kertas ataupun hard copy.
Jenis time sheet ini juga sudah lebih dulu digunakan, namun jenis jam kerja ini mempunyai kelemahan, seperti proses pendataan yang lebih lama dan rentan terjadi kesalahan, sehingga sangat tidak praktis untuk digunakan. Selain itu, karena memiliki bentuk kertas, maka time sheet ini lebih sulit untuk disimpan dan sangat mungkin untuk hilang.
2. Timesheet Digital/Soft Copy
Jenis yang kedua dari time sheet adalah digital atau softcopy. Jenis time sheet ini adalah pembaruan dari jenis yang pertama, karena di dalam lebih memanfaatkan bantuan teknologi.
Untuk itu, pendataan waktu kerja dalam time sheet digital bisa dilakukan secara cepat, sehingga bisa lebih mengefektifkan waktu kerja dari tim HR dan bisa menekan terjadinya kesalahan manusia.
Selain itu, time sheet ini juga lebih mudah untuk disimpan dan dicari jika sewaktu-waktu nanti diperlukan. Time sheet digital pun penting sekali untuk Anda dan pegawai yang bekerja untuk menjalankan project-project tertentu.
Biasanya, time sheet ini digunakan pada pekerjaan yang sangat singkat seperti event atau acara tertentu.
BACA JUGA: Mengenal Lebih Jauh Absensi Online: Sejarah, Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Jenis
Manfaat Sistem Online Timesheet Management Pada Perusahaan
Tim HRD dapat memantau bagaimana jam kerja karyawan. Dengan jam kerja yang telah ditentukan, apakah pekerjaan harian dari karyawan tersebut dapat diselesaikan sesuai dengan jam kerja yang tersedia atau tidak.
Dengan sistem ini Tim HRD juga dapat memantau job load dari tiap karyawan. Jika job load dari karyawan melebihi kapasitas jam kerja harian dari karyawan tersebut, maka karyawan itu akan terhitung melakukan lembur.
1. Sumber Data untuk Keperluan Gaji
Sistem online timesheet management juga memungkinkan Tim HRD untuk menentukan setiap gaji karyawan dalam suatu perusahaan. Dengan data yang telah dikumpulkan melalui sistem ini, Tim HRD lebih mudah melihat apakah karyawan mengajukan cuti pada periode tertentu, atau melakukan lembur kerja.
Dari data tersebut nantinya karyawan akan menerima gaji sesuai dengan perjanjian kerja yang telah ditentukan, termasuk di dalamnya upah lembur karyawan. Sistem online timesheet management juga membuat proses gaji karyawan menjadi lebih transparan, sehingga karyawan mengetahui bahwa gaji yang diterima telah sesuai dengan kinerja yang mereka berikan untuk perusahaan.
2. Monitoring Kinerja Karyawan
Dengan sistem online timesheet management, Tim HRD akan dengan mudah memonitor performa kinerja tiap-tiap karyawan. Nantinya data yang terkumpul dapat dijadikan bahan analisis dan evaluasi terhadap masing-masing karyawan.
Hal ini tentu akan memudahkan HRD dalam melakukan keputusan setelah dilakukannya evaluasi, dan dapat menarik kesimpulan mengapa kinerja karyawan menurun? Bagaimana cara untuk memperbaikinya? Hingga bagaimana menciptakan ekosistem kerja yang lebih efektif dan efisien sehingga goal perusahaan akan lebih mudah tercapai berdasarkan data yang telah dikumpulkan melalui sistem online timesheet management.
Fitur – Fitur pada Sistem online timesheet management
1. Time Tracker
Berfungsi untuk memonitoring performa kinerja karyawan, mulai dari jam kerja, waktu lembur, cuti, hingga waktu meeting. Nantinya data ini bisa digunakan untuk menganalisa produktivitas karyawan sebelum dilakukannya evaluasi.
2. Sistem Penggajian Karyawan
Fitur yang diperuntukan untuk mengelola gaji karyawan, upah lembur, hingga bonus yang dapat disesuaikan dengan performa kinerja karyawan berdasarkan data yang tersimpan dalam sistem online timesheet management.
3. Penjadwalan Tugas Karyawan
Digunakan untuk mengelola tugas – tugas karyawan, termasuk meeting yang harus dilakukan, sehingga tugas karyawan dapat tersusun lebih rapi dan lebih terorganisir.
4. Laporan Kinerja
Berfungsi untuk menampilkan rincian dari hasil kinerja karyawan dalam bentuk laporan yang mudah di baca, dan visualisasi diagram sehingga laporan lebih mudah dipahami.
5. Dapat Diintegrasikan dengan Biometric
Sistem online timesheet management juga dapat diintegrasikan dengan alat pendeteksi biometrik seperti sidik jari. Ini tentu akan lebih memudahkan.
Bagaimana Merancang Sistem atau Aplikasi Timesheet yang Baik?
Jika perusahaan Anda sebelumnya menggunakan sistem absensi dan manajemen karyawan manual, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan sebelum akhirnya memutuskan untuk beralih menggunakan menggunakan sistem online timesheet management.
Kebutuhan bisnis, budget yang dibutuhkan, tim eksekutor, hingga value dari sistem itu sendiri yang membuat perusahaan Anda menjadi lebih berkembang.
Beberapa hal lain yang anda harus perhatikan sebelum membuat sistem online timesheet management adalah sebagai berikut.
1. Fitur yang Sesuai dengan Kebutuhan
Sistem yang baik adalah sistem yang dapat mengefisiensikan pekerjaan Anda. Oleh karena itu penting bagi Anda untuk menentukan fitur – fitur yang Anda butuhkan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga fitur yang dirancang dalam sistem tersebut menjadi fitur yang tepat guna.
2. Mudah Digunakan
Selain fitur yang tepat guna, sistem yang baik juga harus mudah digunakan. Hal ini penting jika nantinya ada karyawan baru, atau Anda sebagai admin dari sistem ini tidak bingung dalam mengoperasikannya, sehingga karyawan akan mudah beradaptasi dengan sistem yang dirancang
3. Pertimbangkan Budget yang Anda Miliki
Membuat sebuah sistem dengan fitur yang lengkap bukanlah perkara yang murah. Sehingga ada perlu mempertimbangkan biaya yang Anda harus keluarkan untuk merancang sistem seperti sistem online timesheet management ini.
Sebuah sistem yang konkrit biasanya sejalan dengan biaya yang harus dikeluarkan, oleh karena itu Anda perlu untuk melakukan estimasi biaya untuk pembuatan sistem tersebut, dan pastinya sistem tersebut haruslah tepat guna untuk kebutuhan perusahaan Anda, sehingga biaya yang Anda keluarkan tidak menjadi sia – sia.
4. Pilihlah Software House yang Tepat
Jika anda tidak memiliki tim dedicated untuk membuat sendiri sistem online timesheet management, maka software house merupakan alternatif solusi dari hal tersebut.
Pertanyaan lainnya adalah, bagaimana memilih software house yang tepat untuk membuat sistem online timesheet management yang sesuai dengan kebutuhan bisnis anda? Sedangkan memilih software house yang tepat anda untuk kebutuhan bisnis Anda bukanlah perkara yang mudah.
Profesionalisme dari tim software house, harga yang ditawarkan, hingga bagaimana software house tersebut dapat menjaga privasi dan kerahasiaan data perusahaan anda adalah hal-hal yang harus anda perhatikan sebelum hire software house untuk memenuhi kebutuhan anda.
Talenta merupakan salah satu software house terbaik di Indonesia yang bisa menjadi pilihan tepat untuk anda dalam membangunsistem online timesheet management yang sesuai kebutuhan bisnis anda.
Mengapa Harus Talenta by Mekari?
1. Berstandar Internasional
Selain di Indonesia, Talenta juga memiliki Office di luar negeri, tepatnya di Sydney, Australia. Dengan standar internasional tersebut, Talenta telah memenuhi berbagai kebutuhan dan membantu menyelesaikan permasalahan digital dari berbagai client.
2. Tim yang Solid, Besar dan Profesional
Terhitung per 2021, Talenta memiliki lebih dari 190 staff profesional yang ahli di setiap bidangnya, sehingga apapun kebutuhan digital perusahaan anda, Talenta siap untuk memenuhinya.
3. Service yang Beragam
Talenta memiliki banyak service yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan digitalisasi perusahaan anda. Desain Grafis, User Experience, Customer Service and Support, Application Development, hingga WordPress & Plugin Development merupakan servis – servis pilihan yang tersedia di Talenta Indonesia.
4. Model Kerjasama yang Bisa Disesuaikan
Talenta memiliki model kerjasama yang beragam sehingga anda memiliki banyak opsi yang anda bisa sesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda.
Seat Outsourcing (Staf yang berdedikasi khusus untuk project anda), Ad Hoc (Tim yang siap sedia untuk request satuan anda), dan Project-based (Tim professional untuk menyelesaikan target project anda) merupakan model kerjasama yang tersedia di Talenta.
5. Telah Dipercaya oleh Perusahaan – perusahaan Besar Indonesia
Integritas Talenta dan profesionalitas tim yang ada di dalamnya, membuat Talenta banyak dipercaya oleh perusahaan – perusahaan besar di Indonesia yang mempercayakan kebutuhan digitalisasi perusahaan mereka pada Talenta
Jadi jika anda adalah seorang pebisnis yang sedang mencari software house untuk kebutuhan sistem online timesheet management di perusahaan anda, Talenta adalah pilihan software house yang tepat bagi Anda untuk memenuhi kebutuhan digitalisasi perusahaan anda. Berminat untuk mengembangkan sistem online timesheet management bersama Talenta? (*)