batampos-Aplikasi kepegawaian adalah sistem yang mampu memberikan informasi data-data pegawai pada suatu perusahaan maupun instansi yang saling berinteraksi mencapai tujuan yang telah ditargetkan.
aplikasi kepegawaian menangani pengelolaan data kepegawaian khususnya meliputi: pendataan pegawai, BKD, proses perencanaan dan formasi kepegawaian, penggajian, penilaian angka kredit, mutasi pegawai, dan sistem pelaporan.
Aplikasi kepegawaian pada suatu instansi adalah melakukan penginputan, pengawasan dan monitoring dalam hal data kepegawaian.
Data mentah diinput biasanya disiapkan form isian yang harus diisi oleh pegawai suatu instansi dengan baik dan benar.
Jika dalam pengisian form dilakukan dengan baik dan benar, operator dapat langsung mengisi database masing-masing pegawai dalam aplikasi kepegawaian, dan operator dapat fokus mengisi sesuai dengan form yang diterimanya tanpa mengecek berkas fisik.
BACA JUGA:Â Pengertian e-Billing untuk Membayar Pajak dan Kelebihannya Menggunakan Aplikasi Klikpajak
Manfaat dan Fungsi Mengembangkan Sistem Manajemen Kepegawaian
Sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dalam pelaksanaan fungsi dan tugas suatu instansi, perusahaan ataupun perguruan tinggi.
Fungsi esensial manajemen sumber daya manusia adalah memastikan agar organisasi dapat mencapai tujuan-tujuan strategisnya dengan memiliki sumber daya manusia yang dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan instansi secara kuantitas maupun kualitas.
Pengelolaan aspek manajemen sumber daya manusia dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan optimal, pengelolaan yang dilakukan secara konvensional sudah tidak efektif dan efisien pada saat ini.
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka harus dikembangkanya suatu aplikasi kepegawaian yang handal. Aplikasi kepegawaian merupakan suatu sistem informasi manajemen yang berfungsi untuk mengelola data, manajemen dan administrasi kepegawaian sebuah instansi, perguruan tinggi ataupun perusahaan.
Aplikasi kepegawaian menjadi solusi tepat bagi sebuah instansi, perusahaan ataupun perguruan tinggi dalam mengatasi masalah manajemen kepegawaian.
Tujuan Implementasi Aplikasi kepegawaian adalah dapat terwujudnya suatu sistem informasi manajemen yang terintegrasi dalam suatu jaringan komputer yang mampu menghasilkan informasi yang bermutu untuk menunjang pengambilan keputusan manajemen kepegawaian di lingkungan instansi.
Kegiatan ini juga mendukung proses bisnis serta kelangsungan sebuah instansi, perusahaan, ataupun perguruan tinggi.
Oleh karena itu, komitmen sebuah instansi untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi di lantai produksi menjadi menguntungkan bagi pengguna.
Pengertian Aplikasi kepegawaian dan Berbagai Jenisnya
Secara umum, pengertian aplikasi kepegawaian adalah sistem yang dibuat dengan maksud untuk mengendalikan kinerja perusahaan yang melibatkan manusia, dokumen, prosedur, dan juga teknologi. Dengan adanya sistem tersebut kinerja perusahaan dapat berjalan dengan lebih tepat sasaran dan efisien.
Dalam pengaplikasiannya, aplikasi kepegawaian memiliki beberapa jenis yang lahir demi memberikan manfaat yang diinginkan. Jenis aplikasi kepegawaian tersebut seringkali digunakan oleh perusahaan maupun instansi pemerintah.
Untuk lebih jelas memahami mengenai jenis dari aplikasi kepegawaian, simak penjelasannya dilansir dari situs Talenta berikut ini.
1. Supply Chain Management
Jenis aplikasi kepegawaian pertama yang seringkali diterapkan oleh perusahaan adalah Supply Chain Management atau biasa disingkat dengan SCM. Dalam sistem ini, perusahaan akan memiliki data yang saling terhubung. Data tersebut meliputi pemasok hingga konsumen akhir.
Saat perusahaan menerapkan sistem manajemen supply chain, seluruh catatan detail yang berhubungan dengan penyediaan bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan dapat ditemukan. Dengan begitu, manajemen perusahaan akan lebih mudah dikontrol.
2. Office Automation System
Aplikasi kepegawaian yang mengintegrasi server komputer milik perusahaan adalah Office Automation System atau OAS. Fungsi OAS adalah sebagai aplikasi yang mampu menyatukan perangkat komputer dalam sebuah perusahaan dalam suatu wadah yang berhubungan satu sama lain.
Tujuan dari pengaplikasian sistem ini adalah untuk memperlancar komunikasi yang dilakukan antar departemen dalam sebuah perusahaan. Sebagai contoh, saat ingin mengirim email atau pesan kepada departemen lain, karyawan dapat langsung melakukannya dengan aplikasi OAS.
Kebutuhan akan pelayanan publik seperti Yahoo, Gmail, ataupun media sosial lainnya pun menjadi lebih kecil. Dengan begitu, komunikasi intra perusahaan menjadi lebih eksklusif dan terjaga rahasianya.
3. Enterprise Resource Planning
Selanjutnya adalah aplikasi kepegawaian yang dikenal dengan nama Enterprise Resource Planning atau ERP. Sistem jenis ini seringkali diaplikasikan oleh perusahaan besar meski bisa juga digunakan oleh perusahaan dengan skala yang lebih kecil.
Dengan menggunakan enterprises resource planning, manajemen perusahaan dapat senantiasa melakukan kontrol dan mengelola seluruh unit yang berada di lingkup perusahaan. Dengan begitu, pengawasan yang dilakukan perusahaan menjadi lebih maksimal dan dalam segi waktu lebih efisien.
4. Knowledge Work System
Selain ketiga jenis di atas, ada pula aplikasi kepegawaian dengan istilah Knowledge Work System atau KWS. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat membagikan informasi atau pengetahuan baru dan akan langsung terintegrasi ke seluruh departemen dalam perusahaan.
Alhasil, seluruh karyawan atau pekerja dapat mengakses informasi tersebut dan membantu bidang pekerjaan yang sedang dilakukan. Kinerja perusahaan pun dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Karyawan pun tidak perlu repot mencari informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tanggung jawab yang dimiliki.
5. Executive Support System
Berfungsi untuk membantu manajer dalam berkomunikasi dengan anak buahnya, perusahaan dapat memasang Executive Support System atau biasa disebut ESS.
Aplikasi kepegawaian ini dapat memudahkan manajer untuk mengkomunikasikan grafik dan juga informasi pendukung kepada anggota perusahaan yang berada dibawah tanggung jawabnya.
Jika komunikasi antara manajer dan bawahannya menggunakan sistem ini berjalan dengan baik, besar kemungkinan kinerja perusahaan akan berkembang lebih pesat. Jadi, jika pada perusahaan interaksi antara atasan dengan karyawan biasa terjalin cukup intens, ada baiknya untuk mengaplikasikan aplikasi ini.
6. Teknologi Expert System dan Artificial Intelligence
Aplikasi kepegawaian ini dianggap yang paling modern dan memiliki potensi yang cukup tinggi dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan adanya Expert System dan Artificial Intelligence atau kecerdasan buatan, perusahaan mampu menjalankan aktivitas yang dulunya hanya bisa dilakukan sumber daya manusia profesional.
Hingga sekarang, teknologi dalam sistem ini dapat menganalisis sebuah masalah dan berusaha memecahkannya. Bahkan, kinerja yang dilakukan oleh sistem ini dapat selesai dalam waktu cepat jika sudah terprogram dengan baik.
Dengan begitu, perusahaan dapat memperoleh hasil pekerjaan yang sesuai sehingga pengeluaran untuk menggaji SDM dapat dikurangi.
7. Information Management System
Dalam pengaplikasian Informatics Management System, sistem akan di program agar bisa membantu pekerjaan yang dilakukan oleh manusia penggunanya. Dengan begitu, sistem tersebut akan mempermudah tugas yang dimiliki perusahaan.
Tak hanya itu, dalam suatu kondisi tertentu, sistem informatics management mampu menganalisa keputusan yang perlu diambil perusahaan. Cara pengambilan keputusan tersebut dengan cara menggabungkan program komputer dari aplikasi kepegawaian dengan sekumpulan informasi dan data yang dimiliki oleh perusahaan.
8. Decision Support System
Jika perusahaan dirasa sering mengalami kesulitan saat harus mengambil keputusan, perlu menggunakan aplikasi kepegawaian jenis Decision Support System atau biasa disingkat dengan DSS. Saat memiliki aplikasi kepegawaian DSS, program tersebut akan membantu manajer dalam kegiatan pengambilan keputusan.
Sistem decision support akan memperhitungkan lingkungan kantor atau perusahaan agar manajer dapat mengambil keputusan yang lebih akurat. Jadi, melalui pengaplikasian sistem tersebut, manajer mampu menyodorkan keputusan paling tepat dengan mempertimbangkan kondisi perusahaan pada masa itu.
9. Transaction Processing System
Kegiatan transaksi bagi hampir di seluruh perusahaan dianggap sangat krusial karena berhubungan langsung dengan kondisi finansial. Jika terjadi sedikit kesalahan dalam hal perhitungan atau saat melakukan transaksi, bukan tidak mungkin perusahaan akan mengalami kerugian yang tidak sedikit.
Untuk mengantisipasi hal tersebut, tak sedikit perusahaan yang mengaplikasikan aplikasi kepegawaian berupa Transaction Processing System atau TPS. Dengan memiliki aplikasi tersebut, perusahaan akan memiliki sistem transaksi yang terintegrasi serta efektif.
TPS mampu memproses semua transaksi yang dilakukan perusahaan dan dalam jumlah yang besar sekalipun. Umumnya, TPS akan digunakan oleh pihak manajerial untuk mendata inventaris perusahaan dan juga menyusun gaji para pekerjanya.
Dengan begitu, risiko terjadinya kesalahan saat melakukan kegiatan transaksi rutin tersebut semakin kecil dan perusahaan tidak rentan mengalami kerugian.
10. Group Decision Support System dan Computer-Supported Collaborative Work System
Sesuai dengan namanya, aplikasi kepegawaian ini mirip dengan DSS. Yang berbeda adalah sistem ini lebih menjurus pada solusi untuk kegiatan yang berbasis berkelompok. Jadi, skala analisa yang dilakukan oleh Group Decision Support System atau GDSS dan Computer-Support Collaborative Work System atau CSCWS lebih besar dibanding DSS yang melakukannya per individu.
Cara kerja dari GDSS ini adalah mengumpulkan terlebih dahulu informasi yang dibutuhkan perihal suatu group atau kelompok dalam sebuah perusahaan. Proses pengumpulan informasi tersebut dapat dilakukan dengan menyebar kuesioner, skenario, ataupun layanan konsultasi. Dengan begitu, perusahaan dapat mengambil keputusan dalam skala besar dengan lebih cepat dan akurat.
Rekomendasi Aplikasi Kepegawaian Terbaik
Jika instansi anda menggunakan Aplikasi kepegawaian yang dikembangkan Mekari Talenta, anda pasti mendapat banyak manfaat dan banyak fitur yang tersedia, dan fitur-fitur tambahan yang ingin disesuaikan. Berikut beberapa fitur itu;
Fitur-Fitur Aplikasi kepegawaian yang kembangkan Mekari Talenta, antara lain:
1. Fitur Data Pegawai
Fitur Data Pegawai, menampilkan semua detil data (data pribadi, keluarga, riwayat pendidikan, riwayat pangkat, riwayat jabatan akademik, riwayat jabatan struktural, riwayat penelitian, riwayat pengabdian masyarakat, penghargaan, sertifikat, pelatihan, tugas kelembagaan dan sebagainya).
Pada fitur ini setiap pegawai bisa melakukan insert/ edit data kemudian divalidasi oleh bagian kepegawaian.
2. Fitur Permohonan Cuti
Fitur Pengajuan Cuti, setiap pegawai bisa mengajukan cuti secara online kemudian akan dilakukan proses persetujuan oleh atasan berupa notifikasi email dan selanjutnya divalidasi oleh bagian kepegawaian.
3. Fitur Kenaikan Berkala
Fitur Kenaikan Berkala sistem akan melakukan proses otomatis pengecekan dan pengajuan kenaikan pangkat berkala dan gaji berkala pegawai.
4. Fitur Penilaian Kinerja Pegawai
Fitur Penilaian Kinerja Pegawai, proses penilaian yang terdapat pada Aplikasi kepegawaian yang dikembangkan oleh Mekari Talenta adalah Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).
Namun terkadang setiap institusi mempunyai proses penilaian kinerja pegawai yang khusus sehingga dalam fitur ini perlu penyesuaian alur proses penilaian kinerja pegawai sesuai institusi yang ada.
5. Fitur Presensi Pegawai
Fitur Presensi Pegawai, merupakan fasilitas untuk menampilkan daftar presensi pegawai baik setiap hari atau rekap per bulan.
Fitur ini juga dilengkapi dengan proses penarikan data dari mesin Presensi seperti Mesin Fingerprint, Handkey dan sebagainya.
6. Fitur Rekrutmen Pegawai
Fitur Rekrutmen Pegawai, tiap Unit Kerja bisa melakukan untuk membuka lowongan kerja sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.
Pelamar yang melamar untuk selanjutnya bisa melakuan proses seleksi pegawai mulai dari proses administrasi, psikotes sampai diangkat menjadi pegawai baru.
7. Fitur Payroll/ Penggajian
Fitur Payroll/ Penggajian, fitur ini adalah fitur yang sangat berguna bagi institusi untuk melakukan manajemen payroll.
Dalam fitur ini terdapat proses perhitungan komponen-komponen gaji seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, honor, potongan, pinjaman dan pajak.
8. Fitur Angka Kredit Pegawai
Fitur Angka Kredit, mencatat angka kredit pegawai. Dalam fitur ini juga dilengkapi dengan fasilitas simulasi perhitungan nilai per periode.
9. Fitur Beban Kerja pada Aplikasi Kepegawaian
Fitur Beban Kerja Pegawai, pegawai melakukan input rubrik beban kerja pegawai kemudian dilakukan penilaian.
Pemanfaatan aplikasi kepegawaian dapat membantu dan mempermudah pengguna dalam hal ini pegawai bagian operasional, pimpinan dan pihak yang membutuhkan data dalam penyajian informasi data kepegawaian.
Semoga ulasan ini bermanfaat, dan membantu anda dalam menentukan layanan yang berkualitas dalam mengembangkan Sistem Informasi Management di Perguruan Tinggi, Instansi maupun perusahaan yang anda kelola.
Aplikasi kepegawaian Mekari Talenta telah berpengalaman dalam mengembangkan Aplikasi Sistem Informasi Management yang handal. (*)