Minggu, 27 November 2022

7 Tips Mengelola Aplikasi Database Karyawan dengan Mudah

Berita Terkait

batampos-Aplikasi database karyawan  dan informasi karyawan merupakan hal yang harus dijaga oleh perusahaan. Sebab, kebocoran data dan informasi karyawan bisa berakibat fatal terhadap kredibilitas dan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Agar dapat mengelola, menyimpan, dan menjaga data dan informasi karyawan dengan aman, perusahaan dan HRD memanfaatkan HR database management. Diharapkan implementasi teknologi dalam penyimpanan data dan informasi karyawan dapat meningkatkan keamanan data.

Secara sederhana, HR database management adalah sebuah perangkat lunak yang mampu mengolah serta menyimpan data dan informasi karyawan dengan aman dan sistematis. HR Database digunakan oleh HRD untuk menyimpan informasi pribadi yang berkaitan dengan karyawan mereka.

Kumpulan data dan informasi karyawan tersebut dapat membantu HRD dalam melakukan administrasi, contohnya penggajian, menyusun pelatihan atau mengelola rekrutmen. Data yang disimpan dapat mencakup segala sesuatu berkaitan personil dalam internal perusahaan mulai dari detail karyawan hingga informasi tentang manajer. Kehadiran aplikasi database karyawan dapat memberikan banyak manfaat dan keunggulan saat digunakan.

Pengertian Aplikasi Database Karyawan
Aplikasi Database karyawan berperan penting bagi perusahaan. Dengan data tersebut, perusahaan mengenali kinerja karyawan yang meliputi performa kerja, kemampuan kerja, serta keterampilan yang dikuasai menggunakan perkembangan dari aplikasi database karyawan.

Melihat hal tersebut, perusahaan perlu mengelola aplikasi database karyawan. Biasanya, tugas ini ada di wilayah HRD yang akan membuat keputusan dalam mendorong kinerja perusahaan. Mengutip dalam KBBI, database merupakan kata yang berasal dari bahasa Inggris yang berarti basis data.

Menurut Stephens dan Plew dalam sebuah jurnal, database adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi tersebut adalah sesuatu yang dapat digunakan sehari-hari dengan tujuan tertentu.

BACA JUGA: 6 Manfaat Jika Rajin Melakukan Pencatatan untuk Perusahaan pada Aplikasi Pencatatan Penjualan

Tips Mengelola Aplikasi Database Karyawan
Penggunaan sistem database dalam pengelolaan data perusahaan merupakan salah satu hal yang dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Setelah mengetahui pengertian dan peran penting penggunaan sistem informasi dalam mengelola database karyawan, maka berikut tips mengelola yang dapat diterapkan dalam perusahaan.

1. Menentukan data dan informasi yang dikelola
Sebuah sistem informasi database dalam perangkat lunak sudah fitur yang otomatis dapat mengatur apa saja pilihan menu yang dapat muncul.

Sebelum memasukkannya ke dalam database karyawan, seorang HRD perlu menentukan jenis informasi dan data apa saja yang akan dimasukan kedalam database untuk melakukan pendataan karyawan.

Data dan informasi tersebut dapat berupa alamat tempat tinggal, jabatan, masa kontrak kerja, dan besaran gaji.

2. Menyiapkan data
Langkah selanjutnya yaitu menghimpun data yang dimiliki oleh setiap karyawan. Meskipun dalam hal ini karyawan tersebut bekerja untuk perusahaan, namun data yang menjadi kebutuhan perusahaan harus diberikan kepada perusahaan untuk dikelola di dalam database karyawan.

Contoh data yang dimaksud biasanya adalah fotokopi identitas (KTP/paspor), pas foto, NPWP, BPJS, dan buku tabungan.

3. Kelola HRIS secara sistematis
Proses penghimpunan data karyawan memang membutuhkan waktu yang lebih lama, hal ini dikarenakan dalam proses pengumpulan data tersebut tidak hanya sekedar mengumpulkan begitu saja. Namun, data yang dikumpulkan HRD perlu disortir lebih lanjut untuk memudahkan dalam mengelola database karyawan sesuai dengan jabatan yang diemban oleh karyawan tersebut.

Untungnya, kini banyak penyedia layanan yang menjual perangkat lunak atau software untuk pengelolaan database karyawan yang lebih sistematis dan cepat, sehingga membuat pekerjaan HRD lebih efisien.

4. Update peraturan pemerintah
Saat ini terdapat beberapa aturan hukum yang berlaku di Indonesia yang berkaitan dengan tenaga kerja. Peraturan Perundangan yang berlaku pada umumnya mengatur hal-hal terkait upah minimum, standar K3, pajak penghasilan, BPJS, dan durasi kerja.
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa saat ini sudah banyak software HRIS yang mampu secara otomatis mengintegrasikan Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku dengan database karyawan.

Sehingga peraturan yang berlaku secara otomatis akan diterapkan dalam database yang dikelola oleh perusahaan.

5. Maintenance software
Sering kali database karyawan yang terhimpun di perusahaan hilang begitu saja. Banyak faktor yang menjadi penyebabnya, baik dari faktor manajemen database yang buruk akibat human error, ataupun tidak dilakukannya perawatan dan perbaikan berkala terhadap perangkat lunak.

Meskipun database karyawan sudah disimpan di dalam perangkat lunak berbasis online, namun perusahaan tetap harus memperhatikan perawatan secara berkala terhadap perangkat.

6. Pembaruan data
Tingginya mobilitas karyawan di dalam perusahaan membuat data pribadi yang dimiliki karyawan tersebut selalu berubah yang dapat membuat perbedaan di dalam database karyawan. Hal ini mengharuskan HRD untuk melakukan pembaruan data karyawan jika terdapat perubahan data yang dimiliki oleh karyawan.

Ada pembaruan yang hanya bisa dilakukan oleh pihak HRD, ada yang bisa dilakukan sendiri oleh karyawan ybs. Yang jelas, jika ada urgensi pembaruan data dan informasi, HRD harus mengkomunikasikannya dengan baik ke karyawan. Pembaruan data ini meliputi segala jenis informasi dan data seperti status, cuti, tempat tinggal, dan reimbursement.

7. Terhubung dengan penyedia aplikasi database karyawan
Tips yang terakhir adalah, jika Anda menggunakan jasa penyedia aplikasi, pastikan untuk selalu terhubung dengan pihak ketiga tersebut. Akan lebih baik jika di awal instalasi, Anda dapat memastikan penyedia jasa memberikan langkah-langkah yang bisa segera diambil jika user mengalami kendala.

Ini adalah bentuk antisipasi jika perangkat lunak atau software yang digunakan tiba-tiba mengalami error. Apabila Anda seorang karyawan, pastikan untuk berkonsultasi dengan HRD selaku penanggung jawab dalam pengelolaan database karyawan.

Keuntungan Manajemen Database Karyawan Dengan Aplikasi Database Karyawan
Melalui  aplikasi database karyawan Mekari Talenta Anda bisa mengelola seluruh informasi database karyawan dengan sangat mudah. Berbagai keuntungan ditawarkan melalui software ini, antara lain:

1. Menyajikan Informasi Karyawan Secara Detail
Karena karyawan merupakan salah satu aset perusahaan yang cukup penting. Maka dari itu, informasi yang terkait dengan karyawan harus dikelola dan disimpan dengan sangat baik. Melalui fitur Personal Details, seluruh informasi yang terkait dengan database karyawan akan tersaji secara lengkap mulai dari informasi dasar, alamat, skill, dan informasi lainnya.

2. Mengelola database karyawan Jadi Mudah
Dengan aplikasi database karyawan anda bisa dengan mudah mengelola informasi karyawan terkait dengan penempatan posisi mereka di perusahaan. Informasi penting yang ada pada karyawan seperti halnya status keaktifan, status kerja, periode kerja, dan berbagai informasi penting lainnya bisa diatur secara mudah, cepat, dan tepat melalui fitur ini.

3. Menampilkan Catatan Kehadiran Karyawan
Selama 1 periode kerja, kehadiran karyawan akan tercatat secara otomatis melaluiaplikasi database karyawan . Catatan kehadiran ini akan berguna untuk perhitungan gaji saat akhir periode. Selain menampilkan catatan kehadiran, fitur ini juga menampilkan catatan cuti, lembur, izin, atau sakit karyawan.

4. Mengelola Informasi Payroll Karyawan
Salah satu komponen untuk menghitung gaji karyawan adalah aplikasi database karyawan. Untuk mendapatkan data tersebut secara mudah, Anda hanya perlu mengakses fitur Payroll yang terdapat dalam software database karyawan dari Mekari Talenta.

Fitur ini nantinya akan menampilkan seluruh informasi yang berkaitan dengan penggajian karyawan mulai dari gaji pokok, tunjangan, hingga PPh 21.

5. Reimbursement Karyawan Lebih Cepat
Selain itu, fitur Reimbursement dalam aplikasi database karyawan memiliki fungsi untuk mengelola informasi-informasi yang berkaitan dengan tunjangan yang diterima atau yang akan di klaim oleh karyawan.

6. Mengatur Reward dan Punishment
Karyawan yang teladan berhak untuk diberikan reward, sedangkan mereka yang kurang disiplin akan mendapatkan punishment. Pemberian reward dan punishment ini dapat dilakukan dengan mudah melalui Menu Reward dan Punishment dalam Software database karyawan.

Memilih HR Database Management dalam Aplikasi Database Karyawan
Mengapa bisnis membutuhkan HR Database Management? Proses administrasi HRD melibatkan banyak data dan informasi karyawan, khususnya perusahaan multinasional yang memiliki banyak cabang. Dengan kumpulan data dan informasi Dengan bantuan sistem, kinerja HRD bisa lebih cepat dan efektif walau ditunggu-tunggu oleh deadline. Misalnya, jika seorang karyawan melaporkan sakit selama beberapa hari dalam setahun, bisa diselidiki mengapa karyawan tersebut sering izin sakit.

Penggunaan database juga membantu perusahaan untuk membuat laporan demi menjaga transparansi dan pertanggungjawaban, contohnya adalah laporan payroll. Kerusakan data dan informasi pun dapat diminimalisir karena data tersimpan secara elektronik, bukan secara fisik yang jauh lebih mudah hilang atau rusak.

Sayangnya, tidak semua perusahaan mampu mengembangkan sistem database sendiri. Perusahaan dapat memilih vendor penyedia HR database management. Pertanyaannya adalah, bagaimana cara memilih HR database management system yang baik dan cocok untuk perusahaan? Berikut beberapa kriteria yang harus diperhatikan perusahaan:

1. Keamanan
Hal pertama yang wajib diperhatikan perusahaan adalah faktor keamanan. Bukan hanya aman dari pihak eksternal yang hendak meretas atau memanipulasi data, tetap juga aman dari pemanfaatan data untuk kepentingan di luar perusahaan. Jangan sampai data dan informasi karyawan disalahgunakan untuk kepentingan lain di luar pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan.

2. Akses
Salah satu tujuan utama dari penggunaan database adalah mempermudah akses secara online. Pastikan bahwa database dapat diakses dengan aman dimana saja dan kapan saja. Kemudahan akses dapat membantu HRD dan manajerial untuk menentukan keputusan strategis yang bersifat mendadak. Selain itu, kemudahan akses database online ikut mendukung trend work from home yang mulai populer kembali sejak merebaknya pandemi COVID-19 di seluruh dunia.

3. Integrasi
Data dan informasi yang tersimpan dalam database akan digunakan untuk pengelolaan SDM. Contohnya saja proses penggajian atau payroll yang membutuhkan data kehadiran dan informasi lain dari karyawan. Perusahaan harus memastikan bahwa sistem dapat terintegrasi dengan proses lainnya dalam administrasi.

4. Layanan Pelanggan
Penggunaan database kadang kala sering membingungkan karyawan. Apalagi jika perusahaan baru saja mengimplementasikan teknologi. Vendor penyedia database harus menyediakan layanan pelanggan yang sigap dan tanggap untuk membantu perusahaan beradaptasi atau berkonsultasi saat mengalami kesulitan dalam penggunaan database.

5. Pengalaman Vendor
Umumnya pengalaman menjelaskan tentang bagaimana kemampuan sebuah vendor. Semakin berpengalaman sebuah vendor, semakin handal vendor tersebut. Pilihlah vendor yang berpengalaman dalam menyediakan database management system dan telah menangani banyak client.

6. Tampilan Antar Muka
Seperti yang dijelaskan, tidak semua perusahaan dapat beradaptasi dengan cepat dengan implementasi teknologi. User interface atau tampilan antar muka yang mudah digunakan dapat membuat karyawan beradaptasi lebih mudah dan cepat. Agar dapat mengetahui bagaimana tampilan antar muka HR database system, perusahaan dapat mengajukan demo simulasi kepada karyawan.

7. Fleksibilitas
Pemanfaatan teknologi diharapkan dapat membuat kinerja menjadi fleksibel. Ini pula yang diharapkan oleh perusahaan. Penggunaan database harus fleksibel melalui berbagai perangkat keras dan tidak membutuhkan perangkat keras jenis tertentu yang justru menambah pengeluaran perusahaan.

Mekari Talenta menyadari bagaimana pentingnya data dan informasi karyawan dalam sebuah perusahaan. Untuk itulah disediakan modul personnel administration yang mendukung HR database management agar perusahaan dapat mendukung penyimpanan dan pengolahan database karyawan. Mekari Talenta menjaga data dan informasi karyawan dengan aman dan hanya menggunakan database karyawan untuk kepentingan pengelolaan SDM. Jadi, HRD dapat mengelola database karyawan lebih aman dengan bersama Mekari Talenta. (*)

 

Update